نرم افزار فضای داده ویژگی های مختلفی را برای کمک به شرکت شما در مراقبت از داده های خود ارائه می دهد. این می تواند به شما کمک کند کاربران را بر اساس سطح مجوز آنها به گروه ها تقسیم کنید. به عنوان مثال، می توانید مدیران کامل، کاربران مشارکتی، کاربران فردی یا مدیران محدود بسازید. بعلاوه، ممکن است به شما کمک کند ردیابی کنید چه کسانی از اتاق داده شما استفاده کرده اند و چگونه ممکن است به اسناد مختلفی دسترسی داشته باشند. این نوع ویژگی ها می توانند به شما در تصمیم گیری بهتر سازمان کمک کنند.

هنگام انتخاب فرمول اتاق داده، باید ویژگی هایی را نیز در نظر بگیرید که برای شما بسیار مهم هستند. شما می توانید بدون مشکل در رابط کاربری پیمایش کنید و در صورت نیاز به کمک با یک متخصص تماس بگیرید. همچنین همیشه باید پشتیبانی مشتری به صورت شبانه روزی در دسترس باشد. صرف نظر از اینکه چقدر پول نقد می خواهید بپردازید، می خواهید یک شرکت مخابراتی قابل اعتماد با ویژگی های مورد نیاز خود پیدا کنید.

ویژگی دیگری که باید در نظر گرفت این است که چگونه اتاق داده به شما امکان می دهد معاملات خود را مدیریت کنید. هنگامی که قصد دارید از یک منطقه داده برای معاملات پیچیده استفاده کنید، باید مطمئن شوید که استفاده از آن آسان است و امنیت فوق العاده ای ارائه می دهد. اتاق داده باید به شما امکان آپلود، اصلاح و به اشتراک گذاری مقالات را به شیوه ای ایمن و دسترسی آسان به اسناد مورد نیازتان بدهد. همچنین باید مکان مرکز داده و میزان محافظت از آن را بررسی کنید. یک ارائه دهنده منطقه داده قابل اعتماد می تواند پشتیبانی 24 ساعته ارائه دهد و تقریباً هر مشکلی را که ممکن است پیش بیاید حل و فصل می کند.

iDeals دارای ویژگی‌های استثنایی است که اتاق‌های داده دیگر ارائه نمی‌دهند. یکی از موارد قابل توجه این است که توانایی محدود کردن افرادی که می توانند به داده های شما دسترسی داشته باشند است. از بارگیری آنها توسط طرف های خارجی جلوگیری می کند. همچنین دارای ویژگی محدود کردن زمانی است که افراد می‌توانند اسناد شما را محتوا دریافت کنند. این ویژگی برای اطمینان از اینکه بررسی شما در زمان مقرر تکمیل می شود بسیار سودمند است.